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Nueve formas de profesionalizar tu correo electrónico

Nueve formas de profesionalizar tu correo electrónico
octubre 15
08:06 2014

El libro “How work Google” expone nueve sencillos consejos para agilizar tu comunicación vía internet empleadas por los propios trabajadores del gigante de internet.

Las personas escriben más que nunca. La conexión global mediante las redes de internet impone su formato de vida a los individuos, que a pesar de sus discrepancias iniciales o su rango de edad, poco a poco se adaptan a los requisitos que impone la tecnología moderna.

Muchos usuarios de las redes tienen problemas para comunicarse mediante los textos escritos. Por ejemplo las abreviaturas típicas de los mensajes SMS son una conexión con el pasado muy presente. A pesar de vivir en una época donde la gente escribe casi a diario, el significado inherente del mensaje es en ocasiones es más difuso de lo que un principio se podría concluir.

Wasap, Facebook, Linkedin, Twitter… Multitud de herramientas que dentro de sus posibilidades comunicativas centran sus mensajes en la palabra escrita y que emplean millones de usuarios por todo el mundo.

Los correos electrónicos son el caso que nos ocupa, pues a pesar de su prevalencia durante años, siguen vigentes y en funcionamiento, abriendo posibilidades de comunicación que se pueden centrar tanto en búsquedas de empleo como a contactos formales o incluso familiares que exigen una cierta rigurosidad metodológica a la hora de plantear el mensaje correctamente.

¿Realmente conocemos esta herramienta cuyo uso está tan ampliamente extendido? ¿Aprovechamos todas sus posibilidades?

En un nuevo libro lanzando por Google llamado “How work Google”; cuya realización corrió a cargo del exdirector ejecutivo de Google Eric Schmidt y el ex vicepresidente senior de producción Jonathan Rosenberg ;enseña nueve pautas para el envío y uso del correo electrónico tal y como lo haría un profesional.

  1. Responde con rapidez. La velocidad de respuesta determina la percepción del público al que nos dirigimos y comunicamos. Cuando más rápido se contesta a un mensaje mayor es la satisfacción de nuestros interlocutores. Mantener en vilo una respuesta puede denotar inseguridad y falta de dinamismo. Si los mensajes se envían en un corto periodo de tiempo, nuestro equipo recurrirá a nosotros para aclarar dudas, mantenernos al día de las novedades y hacernos partícipes en los debates que puedan surgir durante el ejercicio laboral.
  2. En la redacción de correos electrónicos ser conciso y claro es fundamental. Desarrollar prosa inútil es contraproducente. Las palabras y frases deben contener lo más relevante del mensaje. Redactar un proyecto mediante la consecución de los pasos que lo componen sin ambigüedades y descripciones faltas de utilidad, ayudará a los receptores a leer con mayor rapidez el mensaje además de tener una mejor comprensión del mismo. Todas las palabras del correo deben ser útiles en el mensaje.
  3. La bandeja de entrada en ocasiones amontona un sinfín de mensajes que impiden tener un orden y limpieza en nuestro correo. Los mensajes que en su momento de lectura carecen de utilidad deben borrarse para evitar, en el futuro, realizar segundas lecturas que derivarán a una pérdida de tiempo y esfuerzo. Limpiar la bandeja de entrada ofrecerá una mejor vista de nuestro correo y agilizará los trámites durante la redacción y organización de nuestra cuenta.
  4. Cuando se recibe un nuevo mensaje existen varias opciones. Leerlo lo suficiente como para darse cuenta de que no es importante, leerlo y contestar inmediatamente o sencillamente reenviarlo añadiendo o subrayando los importantes y mandar una orden o pregunta clara y concisa.

Si se realiza un correcto empeño durante el tratamiento de los mensajes la bandeja de entrada constará únicamente de correos con verdadera relevancia, con problemas que conllevan una cierta reflexión y tiempo; estando presentes en la bandeja inicial para recordarnos su importancia y cumplimiento.

Marcar estos mensajes como destacados también ayuda, pero es necesaria una limpieza constante de la bandeja de entrada como se recalcó en el punto tres. Un buen horario para llevar a cabo esta tarea es por la noche. Cero correos es el objetivo pero menos de cinco es un buen límite; así se evita perder tiempo releyendo y organizando la importancia de cada mensaje.

  1. Eres como un router. Al llegar un mensaje con información útil debemos recapacitar sobre a quién más le resultaría de utilidad. Al final del día es conveniente realizar un repaso mental sobre aquellos menajes que se deberían reenviar y porque habría o no que hacerlo.
  2. La característica de CCO (copia oculta) requiere de una cierta meditación. Cuando se emplea es por la sencilla razón de que se trata de ocultar algo, lo que en términos generales suele ser contraproducente en una cultura globalizada que reivindica el derecho de trasparencia de la información. En caso de enviar un correo de este tipo es mejor no guardar una copia del mismo. Su utilidad más destacable es cuando en un equipo se quiere quitar del hilo a uno de los compañeros porque esa información le resulta irrelevante. Al usar la característica de “Responder a todos” el CCO puede evitar que un destinatario no reciba una nota que únicamente le implicaría una pérdida de tiempo y le estorbaría en su bandeja de entrada.
  3. No grites. Cuando tienes que gritar, hazlo en persona. Es demasiado fácil hacerlo por correo e injusto para el destinatario. Procura no emplear mensajes en mayúsculas.
  4. Hay que hacer fácil el seguimiento de las solicitudes. Cuando se envía un mensaje a alguien con la intención de que se lleve a cabo un trabajo, reenvíate el mensaje a ti mismo y posteriormente marca la opción de “seguimiento”. Realizando esta acción es más sencillo tener en cuenta estos correos al estar agrupados en un elenco personalizado y posteriormente reenviarlos en caso de que sea necesario una constancia para que el trabajo siga su curso.
  5. Elabora facilidades de rastreo para búsquedas futuras de temas relevantes. Cuando creas que en el futuro un mensaje o documento te pueda ser de utilidad, reenvíatelo y remárcalo con palabras clave que crees que usarás posteriormente para buscarlo; pues probablemente uses los mismos términos en tu búsqueda posterior.

Estas sencillas pautas agilizarán tu comunicación electrónica y focalizarán tu esfuerzo en tareas más importantes. La corrección comunicativa añadirá profesionalidad a tu figura y ayudará a una fluidez en las acciones laborales y personales: Todo ello genera un elenco de ventajas que al fin y al cabo se fundamentan en la base de un popular dicho que defiende que el tiempo es oro.

Fuentes: Time
Imagen de Flickr por Esparta Palma

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Luis Gude

Luis Gude cursa un Grado en Periodismo en la Universidad Complutense de Madrid. Colabora en diferentes medios y plataformas entre los que destaca el magazine de humor Criaturas 2.0 de Inforadio.

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Luis Gude cursa un Grado en Periodismo en la Universidad Complutense de Madrid. Colabora en diferentes medios y plataformas entre los que destaca el magazine de humor Criaturas 2.0 de Inforadio.

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